Apartman ve site yönetiminde zaman zaman acil kararlar alınması gereken durumlar ortaya çıkar. Bu gibi durumlarda olağanüstü genel kurul toplantısı düzenlemek, yönetim kurulu ve kat malikleri için en etkili çözüm yoludur. Doğru prosedürlerle organize edilen bu toplantılar, hem yasal gereklilikleri karşılar hem de acil sorunlara hızlı çözüm üretir.

Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Nedir?

Olağanüstü genel kurul toplantısı, normal genel kurul toplantıları arasında ortaya çıkan acil ve önemli konuları görüşmek üzere düzenlenen özel toplantıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, belirli şartlar altında yönetim kurulu veya kat malikleri tarafından talep edilebilir. Bu toplantılar, apartman veya sitenin işleyişini doğrudan etkileyen kritik kararların alınması için gereklidir.

Acil onarım ihtiyaçları, yönetici değişikliği, önemli harcama kararları veya anlaşmazlık çözümleri gibi konular, olağanüstü toplantı gerektiren başlıca durumlardir. Toplantının meşruiyeti için yasal prosedürlerin eksiksiz takip edilmesi şarttır.

Hangi Durumlarda Olağanüstü Toplantı Düzenlenir?

Apartman yönetiminde olağanüstü genel kurul toplantısı gerektiren durumlar şunlardır: Yapıda meydana gelen ciddi hasarlar ve acil onarım ihtiyaçları, yönetici veya yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması, büyük çaplı tadilat ve yenileme projeleri, ortak gider artışları, güvenlik sistemleri kurulumu, anlaşmazlık çözümleri ve dava süreçleri.

Ayrıca, dış cephe yenileme, asansör değişimi, ısı yalıtımı gibi maliyetli projeler de olağanüstü toplantı konusu olabilir. Kat maliklerinin en az dörtte birinin yazılı talebi veya yönetim kurulunun gerekçeli kararı ile toplantı çağrısı yapılabilir.

Toplantı Çağrısı Ve Yasal Prosedürler

Olağanüstü genel kurul toplantısı için yasal çağrı süreci son derece önemlidir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, toplantı tarihinden en az onbeş gün önce tüm kat maliklerine yazılı bildirim yapılması zorunludur. Çağrı mektubunda toplantı tarihi, saati, yeri ve görüşülecek konular açıkça belirtilmelidir.

Bildirim, tebliğ veya posta yoluyla yapılabilir. Kat maliklerinin adreslerinin güncel tutulması, bildirim sürecinin sağlıklı işlemesi için gereklidir. Çağrı mektubunun içeriği eksiksiz ve anlaşılır olmalı, gündem maddeleri detaylı şekilde açıklanmalıdır.

Toplantı Yeter Sayısı Ve Karar Alma Süreci

Geçerli bir toplantı için yeter sayının sağlanması şarttır. İlk toplantıda kat maliklerinin yarıdan fazlası, ikinci toplantıda ise üçte biri hazır bulunmalıdır. Yeter sayı sağlanamazsa, toplantı bir hafta sonraya ertelenir ve ikinci toplantıda yeter sayı kuralları uygulanır.

Kararlar, hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile alınır. Ancak önemli konularda nitelikli çoğunluk gerekebilir. Toplantı tutanağının düzenli tutulması ve tüm kat maliklerine tebliğ edilmesi yasal zorunluluktur. Kararlara itiraz süresi ve yolları da kat maliklerine bildirilmelidir.

Toplantı Sonrası İşlemler Ve Takip

Toplantı bitiminde alınan kararların uygulanması için gerekli adımlar atılmalıdır. Tutanak, toplantıya katılmayan kat maliklerine tebliğ edilmeli ve karar defterine işlenmelidir. Mali yükümlülük gerektiren kararlar için ödeme planları hazırlanmalı ve takip edilmelidir.

Yapılacak işlerin zaman çizelgesi belirlenmeli, sorumlu kişiler atanmalı ve ilerleme durumu düzenli olarak raporlanmalıdır. Kararların uygulanmaması durumunda alınacak önlemler de önceden planlanmalıdır.

Sonuç

Olağanüstü genel kurul toplantıları, apartman ve site yönetiminde kritik kararların zamanında alınması için vazgeçilmez araçlardır. Yasal prosedürlerin doğru takibi, başarılı bir toplantının anahtarıdır. Bu süreçlerin profesyonelce yönetilmesi için site ve apartman yönetimi alanında uzmanlaşmış Konsiyon yazılımı, toplantı organizasyonundan karar takibine kadar tüm süreçlerde yöneticilere destek sağlar ve işleyişi kolaylaştırır.